المقدمة
الوثائق الإلكترونية هي نتاج العمليات التجارية والإدارية للهيئات، بمعنى آخر، الدليل النهائي على إجراء معاملة تجارية أو إدارية. وهي بمثابة دليل أساسي على الأعمال التي تم إجراؤها ويجب أن تظل دون تغيير بمرور الوقت طالما كانت هناك حاجة إليها. كدليل على توثيق الأعمال الرسمية ووسيلة للإدارة والمساءلة واستمرارية العمليات والأدلة القانونية والتعافي من الكوارث. كما أنها تشكل ذاكرة الهيئة التي أنشأتها، وبالتالي فهي جزء من ذاكرة المجتمع والتراث الثقافي الأوسع. وفي بعض الحالات، يكون للوثائق الإلكترونية أيضًا تأثير على حقوق المواطنين. يمكن أن تتأثر سلبا إذا لم يتم تطبيق مبادئ الإدارة السليمة عليها، يقع على عاتق الهيئات الإلتزام بإدارة وثائقها الإلكترونية بشكل صحيح، وتوفير الوصول إلى المعلومات الواردة بها ، وتقديم القرارات الإدارية وضمان صحتها. نظرًا لأن أحد أهداف خدمة الهيئات هو الحفاظ على وثائقها الإلكترونية ذات القيمة الدائمة للاستخدام من قبل المستخدمين والجهة المنشئة، فإن خدمة الهيئات لا تهتم فقط بإدارة وثائقها الإلكترونية وإمكانية الوصول إليها خلال فترة زمنية قصيرة وإنما تحتوي الوثائق الإلكترونية التي يتم إنشاؤها في أنظمة حفظ الوثائق الإلكترونية والورقية على ذاكرة عملية صنع القرار. ويقع على عاتق الهيئات أيضًا مسؤولية ضمان الحفاظ على هذه الذاكرة وحمايتها لقرون قادمة. إن إدارة الوثائق الإلكترونية مسألة معقدة ولا يمكن تقديم مجموعة بسيطة من المبادئ التوجيهية بشأنها والتي تنطبق على جميع الحالات. ومع ذلك، فإن الإرشادات الواردة في هذا المعيار المقترح توفر نهجًا ينطبق على معظم الوثائق الإلكترونية، ويمكن تحسينه ليناسب حالات معينة( ).
الهدف
في ظل التطور التكنولوجي السريع في عصرنا الحالي والإتجاه نحو التحول الرقمي أو ما يطلق عليه الحكومة الإلكترونية وأيضا الإتجاه نحو خطة رقمنة الوثائق والاهتمام العالمي باتباع المعايير في جميع النواحي العلمية والإدارية، والإندفاع نحو اقتناء النظم الإلكترونية في مجال إدارة الوثائق والتسويق للعديد من البرمجيات التي لا تفي بالحاجة مما أدي إهدار الكثير من الوقت والجهدوالمال كما أصبحت تشكل تهديًا وخطرًا كبيرا على أمن الوثائق أصبحت هناك حاجة ملحة لوجود معيار وطني مصري لإدارة الوثائق الإلكترونية يفي باحتياجات ومتطلبات إدارة الوثائق الإلكترونية وخطة رقمنة الوثائق كما يهدف هذا المعيار المقترح إلى إنتقاء أفضل المبادئ التوجيهية والإرشادات التي تنص عليها أفضل المعايير الوطنية الرائدة في ذلك المجال وتوفير مرجعية علمية يمكن الاعتماد عليها في إدارة الوثائق الإلكترونية التي تتناسب مع طبيعة العمل الإداري والتجاري بمصر وكذلك إدارتها بصورة جيدة تتناسب مع البيئة الإلكترونية
الجمهور المستهدف
في ظل التط تنطبق السياسات والمبادئ والمتطلبات الواردة في هذا المعيار المقترح على جميع الهيئات أو المؤسسات الحكومية والخاصة، الهيئات الوطنية المشرفة على إدارة الوثائق الإلكترونية، ومؤسسات التعليم العالي وشركات تقنية المعلومات والمكاتب الإستشارية ومقدمي خدمة إدارة الوثائق الإلكترونية وأي جهاز تشريعي أو تنفيذي أو قضائي أو إداري للدولة بما في ذلك الهيئات القانونية
عن المعيار
في ظل التط يتناول هذا المعيار المقترح إدارة الوثائق الإلكترونية والتحكم بها وضبطها وجمعها وحفظها من قبل مرحلة الإنشاء وحتى مرحلة الحفظ النهائي أو الإستبعاد، وقد تم إنتقاء المواصفات التي تتناسب طبيعة العمل الإداري والتجاري الخاص بالدولة بالإستعانة بالعديد من المعايير الوطنية الناجحة في هذا المجال. ينقسم هذا المعيار المقترح إلى جزأين الجزء الأول: خاص بالمبادئ والمتطلبات والسياسات والمسئوليات واستراتيجيات الإدارة والحفظ للوثائق الإلكترونية والعمليات التي تتم عليها في كل مرحلة من مراحلة دورة حياتها الجزء الثاني: هو تطبيق المواصفات الواردة في الجزء الأول مع إنشاء نظام متكامل لإدارة الوثائق الإلكترونية. وأخير تأتي قائمة الملاحق التي تضم صور لبعض الوثائق التي تم الإستعانة بها في تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.